Belege und Kassenbons scannen mit dem iPhone

So scannst du Belege mit dem Belegscanner von Scanfone

1. Öffne Scanfone und starte einen Dokumentenscan.
2. Streich den Beleg auf einer dunklen Unterlage glatt und halt dein iPhone darüber.
3. Scanne bei Bedarf mehrere Belege nacheinander; jeder wird zu einer Seite.
4. Wähl den Filter Schwarzweiß oder Grau für blasses Thermopapier.
5. Sichere das PDF in einem Ordner, zum Beispiel „Spesen 2026“ oder „Garantien“.

Papierbelege halten nicht ewig

Viele Kassenbons werden auf Thermopapier gedruckt, und dieser Druck kann mit der Zeit verblassen. Der Beleg, den du für einen Garantiefall, eine Rückgabe oder eine Spesenabrechnung brauchst, ist sehr oft genau der, der sich ganz unten in einer Schublade in einen leeren grauen Streifen verwandelt hat.

Wenn du sie gleich scannst, ist das Problem gelöst. Mit Scanfone wird ein Beleg in wenigen Sekunden zum PDF auf deinem iPhone, und die Texterkennung (OCR) auf dem Gerät macht den Text durchsuchbar.

Einen Beleg finden, indem du eintippst, was draufsteht

Das ist der Teil, der einen Belegscanner wirklich nützlich macht. Die Suche in Scanfone durchsucht alle deine Dokumente inklusive ihres Textes. Monate später tippst du den Namen des Ladens, das Produkt oder ein Wort vom Beleg ein, und der richtige Scan taucht auf. Kein Scrollen mehr durch eine Mediathek voller verwackelter Papierfotos.

Du kannst auch Text aus einem Scan kopieren, praktisch, wenn du eine Bestellnummer in ein Rücksendeformular eintragen musst.

Ordner, die zu deiner Arbeitsweise passen

Leg so viele Ordner an, wie du willst. Ein paar Ideen, die Leute nutzen:

• Spesen für berufliche Belege, die du erstattet bekommst
• Garantien für Elektronik, Haushaltsgeräte und Möbel
• Steuerjahr-Ordner für den Papierkram als Selbstständige
• Zuhause für Reparaturen, Lieferungen und Rechnungen
• Reisen für Hotel- und Fahrkartenbelege einer Reise

Spesen einreichen ohne Abo

Wenn es Zeit für die Spesenabrechnung ist, kannst du mehrere Belege in ein mehrseitiges PDF packen oder vorhandene Scans zusammenfügen. Dann teilen, drucken oder in der Dateien-App sichern. Wenn ein Spesenportal ein Größenlimit hat, komprimier das PDF vorher. Brauchst du die Belege lieber als Bilder? Wandle sie mit PDF in JPG um.

Das alles ist kostenlos. Scanfone hat keine Paywall beim Speichern, keine Werbung und kein Konto. Kostenlose PDFs tragen eine kleine Zeile unter jeder Seite, „Kostenlos gescannt mit Scanfone“. Pro entfernt sie und bringt Sync zwischen deinen iPhones plus 1 TB Cloud-Backup: $2.99 im ersten Jahr, danach $19.99 pro Jahr.

Was Scanfone nicht macht

Um es klar und ehrlich zu sagen: Scanfone ist ein Scanner, keine Buchhaltungs-App. Es zieht keine Summen oder Mehrwertsteuer aus Belegen in eine Tabelle und verbindet sich nicht mit Buchhaltungssoftware. Was es gut kann: dir saubere, durchsuchbare PDFs liefern, sortiert in Ordnern, die du an jedes System oder jede Person schicken kannst, die sie braucht.

Tipps zum Scannen von Thermobelegen

• Streich lange Belege vor dem Scannen mit der Hand oder einer Buchkante glatt.
• Nimm einen dunklen Hintergrund, damit sich die Ränder von weißem Papier abheben.
• Probier Schwarzweiß oder Grau für verblassten Druck; das erhöht den Kontrast.
• Scanne lange Belege in zwei Teilen, wenn sie nicht ins Bild passen, und behalt beide Seiten in einem PDF.
• Scanne am Tag, an dem du den Beleg bekommst, solange der Druck am dunkelsten ist.

Belege sicher und gesichert aufbewahren

Standardmäßig liegen deine Belegscans auf deinem iPhone. Nichts wird hochgeladen, und es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Analytics. Super für den Datenschutz, aber es heißt auch: Ein verlorenes iPhone nimmt deine Belege mit, wenn du das iPhone nicht selbst sicherst.

Wenn du eine zusätzliche Kopie willst, bringt Scanfone Pro 1 TB Cloud-Backup auf EU-Servern (Hetzner) und synchronisiert deine Dokumente zwischen deinen iPhones. Weitere iPhones kommen per Einmalcode dazu, ohne Konto mit E-Mail und Passwort. Du kannst PDFs außerdem jederzeit kostenlos in der Dateien-App sichern.

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